La contabilidad electrónica es la obligación de llevar los registros contables en sistemas electrónicos y enviar al SAT, por el Buzón Tributario, el catálogo de cuentas con código agrupador y la balanza de comprobación mensual en formato XML. Aplica a personas morales y a personas físicas con actividad empresarial o profesional, con excepciones para RESICO, quienes usan «Mis cuentas» y contribuyentes con ingresos bajos.
Quién está obligado
- Personas morales del régimen general, con muy pocas excepciones.
- Personas físicas con actividad empresarial, profesional o arrendamiento que lleven contabilidad en sistemas electrónicos.
Quién está exento
- Contribuyentes en RESICO, personas físicas y morales.
- Personas físicas que registran sus operaciones en la herramienta «Mis cuentas» del SAT (actividad empresarial con ingresos de hasta 4 millones de pesos al año que optaron por ella, y arrendamiento).
- Asalariados y quienes solo tienen ingresos por intereses o sin actividad económica.
- Sindicatos y la federación, estados y municipios.
Las reglas exactas están en el Código Fiscal (artículo 28), su reglamento y la Resolución Miscelánea Fiscal vigente con su Anexo 24. Cuando tengas duda, la pregunta clave es: ¿estoy en RESICO o uso «Mis cuentas»? Si no, casi seguro estás obligado.
Qué se envía
- Catálogo de cuentas. Una sola vez, y cada vez que lo modifiques. Cada cuenta lleva su código agrupador del SAT (el catálogo oficial de unas 300 claves, como 101.01 para caja o 401.01 para ventas) para que el SAT pueda leer tu contabilidad aunque uses nombres propios.
- Balanza de comprobación. Cada mes: saldo inicial, movimientos y saldo final de cada cuenta. Al cierre del ejercicio se envía además la balanza con ajustes.
- Pólizas y auxiliares. Solo cuando el SAT los requiere en una revisión o cuando pides una devolución o compensación. Cada póliza debe llevar el folio fiscal de los CFDI que la sustentan.
Plazos
La balanza mensual se envía a más tardar el día 3 del segundo mes posterior para personas morales y el día 5 para personas físicas (la de enero, en marzo). La balanza de cierre anual va en abril (morales) o mayo (físicas). Se sube por el Buzón Tributario, firmada con e.firma.
Multas
No llevar contabilidad electrónica, no enviarla o enviarla con errores se sanciona por cada mes omitido; el Código Fiscal prevé multas que en 2026 rondan de 7 mil a 21 mil pesos por infracción, y además el SAT puede considerar que no llevas contabilidad, lo que compromete tus deducciones. Más que la multa, el riesgo real es una revisión sin registros que la respalden.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado a la contabilidad electrónica si soy persona física con actividad empresarial?
Sí, salvo que estés en RESICO o que lleves tus registros en «Mis cuentas» del SAT, opción disponible si tus ingresos del año anterior no pasaron de 4 millones de pesos.
¿Qué es el código agrupador del SAT?
Una clave numérica que asignas a cada cuenta de tu catálogo para que el SAT sepa qué representa (activo, pasivo, ingreso, gasto, etc.), sin importar cómo la nombres tú. Está en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
¿Qué pasa si envío la balanza con errores?
Se corrige enviando una balanza complementaria del mes. No hay multa por complementar; sí la hay por no enviar o por enviar información que no corresponda a tu contabilidad.
Cómo lo resuelve Contapolis
Contapolis clasifica cada CFDI en un catálogo contable mexicano con su código agrupador, así que tu catálogo y tu balanza se arman solos a partir de lo que el SAT ya tiene de ti, y cada póliza lleva el folio fiscal que la sustenta.
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