¿Cómo verificar si una factura (CFDI) es válida o está cancelada?

Para verificar si un CFDI es válido entra al verificador de comprobantes del SAT con el folio fiscal (UUID), el RFC del emisor y el del receptor, o escanea el código QR del PDF. El SAT responde con el estado: vigente, cancelado o no encontrado. Solo un CFDI vigente sirve para deducir y acreditar IVA.

Las tres formas de verificar

1. Verificador del SAT. En el portal de verificación de comprobantes capturas folio fiscal, RFC emisor, RFC receptor y el captcha. Sirve para una factura a la vez.
2. Código QR del PDF. Todo CFDI lleva un QR que apunta al mismo verificador con los datos precargados. Es la forma más rápida desde el celular.
3. Validación masiva. Para cientos de facturas al mes, un sistema que consulte el estado de cada comprobante automáticamente y te avise cuando uno cambie.

Qué significa cada estado

• Vigente. El CFDI existe en el SAT y no ha sido cancelado. Es el único estado que sustenta una deducción.
• Cancelado. El emisor lo canceló y el SAT lo aceptó. Si lo dedujiste, tienes que revertir la deducción y el IVA acreditado.
• No encontrado. El SAT no tiene ese comprobante. Puede ser que lo acaben de timbrar y aún no se integre, o que el XML nunca haya sido certificado (una factura falsa).

El verificador también muestra si el comprobante es cancelable («sin aceptación», «con aceptación» o «no cancelable») y el estatus de cancelación cuando hay una solicitud en curso: «en proceso», «solicitud rechazada» o «plazo vencido».

Lo que el PDF no te dice

El PDF es una representación impresa; el documento fiscal es el XML. Un PDF puede estar bien diseñado, tener sello, QR y cadena original, y corresponder a una factura cancelada hace meses o a un XML que nunca pasó por un PAC. Por eso la validación se hace contra el SAT, no mirando el PDF.

Y además el estado cambia con el tiempo. Una factura vigente en marzo puede cancelarse en junio. El SAT no te avisa cuando un proveedor cancela un comprobante que ya dedujiste; descubrirlo es tu responsabilidad.

Cuándo volver a verificar

• Antes de pagar una factura, siempre.
• Antes de cerrar cada mes, todas las recibidas del periodo.
• Antes de la declaración anual, todas las deducidas del ejercicio.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé si una factura está cancelada sin que me avisen?

Consultando su estado en el SAT. El emisor no está obligado a avisarte, y el SAT solo te notifica por Buzón Tributario cuando la cancelación requiere tu aceptación. Lo seguro es revisar periódicamente todas las facturas que dedujiste.

¿Qué hago si una factura que ya deduje aparece cancelada?

Pide al proveedor el CFDI sustituto si hubo un error, o revierte la deducción y el IVA acreditable en el periodo en que se canceló. Guarda la evidencia de la consulta con fecha.

¿Una factura «no encontrada» es falsa?

No siempre. Si tiene menos de 72 horas de timbrada, el SAT puede no haberla integrado todavía. Si después de tres días sigue sin aparecer, trátala como no válida y exige al emisor una explicación.

Cómo lo resuelve Contapolis

Contapolis descarga tus CFDI directo del SAT, así que nunca trabajas con un XML que no pasó por ahí, y consulta los cancelados de forma periódica para marcarte las facturas que cambiaron de estado después de que las registraste.

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