Conciliar tus CFDI es comparar el universo de comprobantes que el SAT tiene a tu nombre contra lo que está registrado en tu contabilidad, y explicar cada diferencia. Es la forma más directa de encontrar facturas no contabilizadas, comprobantes cancelados después de registrarse y registros duplicados.
Por qué no cuadra casi nunca a la primera
Las diferencias tienen unas pocas causas recurrentes:
- Cancelaciones posteriores. Registraste una factura vigente que el proveedor canceló semanas después.
- Facturas que nunca llegaron. El proveedor la timbró pero no te la envió; existe ante el SAT aunque tú no la tengas.
- Duplicados. El mismo comprobante capturado dos veces, típicamente por PDF y por XML.
- Diferencias de periodo. Facturas de fin de mes registradas en el mes siguiente.
- Confusión entre devengado y flujo. Sobre todo con el IVA, que se maneja sobre lo efectivamente pagado.
Un método que funciona
- Baja el universo completo de CFDI emitidos y recibidos del periodo, directamente del SAT.
- Verifica el estado de cada uno: vigente o cancelado, al día de hoy y no al día en que lo recibiste.
- Cruza por UUID (el folio fiscal) contra tus registros contables. El UUID es único; cualquier otro criterio de cruce te va a fallar.
- Clasifica las diferencias en tres cubetas: está en el SAT y no en contabilidad, está en contabilidad y no en el SAT, está en ambos pero con importes distintos.
- Resuelve por cubeta, no factura por factura: casi siempre hay una causa común detrás de cada grupo.
Con qué frecuencia hacerlo
Mensual. Conciliar al cierre del ejercicio significa revisar doce meses de diferencias con la memoria fría y los plazos encima. Mes a mes, cada revisión toma minutos.
Qué ganas
Además de tranquilidad ante una revisión, la conciliación es donde aparecen deducciones que nunca se registraron: facturas que existen ante el SAT y que simplemente nadie contabilizó. No es un trámite, es dinero.
Cómo lo resuelve Contapolis
Contapolis parte del lado correcto del problema: descarga el universo del SAT, no la carpeta de correos. Con los comprobantes ya clasificados, la conciliación deja de ser un ejercicio de captura y se vuelve una revisión de excepciones.
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Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de un contador. Verifica siempre las disposiciones vigentes en sat.gob.mx.