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Para cancelar un CFDI entras al portal del SAT o lo haces desde tu sistema de facturación, eliges uno de cuatro motivos (01 con sustitución, 02 sin sustitución, 03 operación no realizada, 04 factura global nominativa) y, si el comprobante supera los mil pesos y tiene menos de 24 horas o ciertas condiciones, el receptor debe aceptar la cancelación en su Buzón Tributario en tres días hábiles.
Los cuatro motivos
- 01. Comprobante emitido con errores con relación. Hubo un error y ya emitiste la factura correcta. Primero emites la nueva con relación «04 sustitución» al folio original, y al cancelar capturas el folio de la que sustituye. Es el motivo más común.
- 02. Comprobante emitido con errores sin relación. Hubo un error pero no hay factura sustituta (por ejemplo, se emitió dos veces).
- 03. No se llevó a cabo la operación. La venta no ocurrió. Ojo: que el cliente no haya pagado no es motivo de cancelación; la factura PPD sigue vigente y se cobra o se registra como incobrable.
- 04. Operación nominativa relacionada en una factura global. Un cliente pidió su factura después de que la venta ya iba en la factura global del día. Se cancela la global con este motivo y se emite la nominativa.
Cuándo necesitas la aceptación del cliente
La regla general es que el receptor debe aceptar la cancelación desde su Buzón Tributario. Tiene tres días hábiles para responder; si no contesta, la cancelación se considera aceptada. Hay excepciones donde no se requiere aceptación, entre ellas facturas de hasta mil pesos, facturas de nómina, egresos, traslado, retenciones, las emitidas a público en general o a RFC genéricos de extranjeros, y las canceladas dentro de las 24 horas siguientes a su emisión. Las reglas exactas están en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente y cambian de un año a otro; cuando tengas duda, revisa en el verificador del SAT si el comprobante es «cancelable sin aceptación» o «con aceptación».
Hasta cuándo puedes cancelar
El límite es el ejercicio: una factura se puede cancelar a más tardar en el mes en que debe presentarse la declaración anual del año en que se emitió. En la práctica, las facturas de 2026 se pueden cancelar hasta abril de 2027 para personas físicas y marzo de 2027 para personas morales. Después de eso el SAT no permite cancelarla.
Errores que dejan la factura viva
- Cancelar sin revisar el estatus. Si el cliente rechaza, la factura sigue vigente y tú sigues con ese ingreso declarado.
- Usar el motivo 01 sin la factura sustituta. El SAT pide el folio de reemplazo; sin él, elige 02.
- Cancelar un CFDI con documentos relacionados vigentes. Un CFDI con un complemento de pago vigente es «no cancelable»; primero se cancela el complemento.
- Olvidar el complemento de pago. Si cancelas una factura PPD que ya tenía REP, el REP también se cancela o se sustituye.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cancelar una factura porque el cliente no me pagó?
No. La falta de pago no es motivo de cancelación. Si la factura es PPD, queda pendiente de cobro y en su momento se trata como cuenta incobrable; si fue PUE y no se pagó, puede sustituirse por una PPD.
¿Qué pasa si el cliente rechaza la cancelación?
La factura sigue vigente. Tendrás que aclarar con el cliente o, si hubo un error real, emitir una nota de crédito (CFDI de egreso) que neutralice el efecto.
¿Cuántas veces puedo intentar cancelar el mismo CFDI?
No hay un límite publicado, pero cada intento rechazado queda registrado. Antes de reintentar, habla con el receptor.
Cómo ayuda Contapolis
Contapolis detecta las facturas canceladas y sustituidas al sincronizar con el SAT y las liga con su sustituta, para que tu contabilidad no duplique ingresos ni deje deducciones colgadas de un comprobante que ya no existe.
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